材料在庫をExcelから卒業する方法【町工場の在庫管理・比較表つき】

「あの材料、まだ在庫あったかな？」——受注のたびに倉庫まで確認しに行っていませんか。Excelや手書き台帳での在庫管理は、更新漏れや二重計上が起きやすく、受注確定後に材料不足が発覚するリスクが常につきまといます。この記事では、材料在庫をクラウドで一元管理する移行ステップを紹介します。

なぜExcel管理は限界が来るのか

• 複数人が同時に編集するとファイルが競合する。
• 入庫・出庫の履歴が残らず、減った理由がわからない。
• 形状・材質・サイズごとの棚卸しに時間がかかる。
• 受注システムと連動しないので「引き当て」ができない。

Excel管理 と クラウド管理の比較

項目	Excel・手書き	クラウド一元管理
同時編集	競合・上書き事故	複数人で安全に共有
履歴	残りにくい	入庫/出庫/調整を自動記録
受注連動	手作業	自動引き当て
棚卸し	時間がかかる	分類単位で素早く
どこで見る	特定PC	スマホ・現場でも

卒業のための3ステップ

ステップ1：材質×形状×サイズで在庫を整理する

まずは在庫を「材質（SUS304、真鍮など）× 形状（丸棒、六角棒、パイプ）× 断面サイズ」で分類します。この単位で管理すると、後述の自動引き当てが正確になります。

ステップ2：入庫・出庫を必ず記録する

数量を変えるたびに「入庫／出庫／調整」と理由を記録します。履歴が残れば、棚卸しのズレも原因を追いやすくなります。

ステップ3：受注と在庫を連動させる

受注確定時に、必要な材料を納期の近い順に自動で引き当てられれば、「材料が足りない」を事前に防げます。不足分は発注本数まで自動計算できると理想的です。

クラウド在庫管理の本当の価値は「今いくつあるか」ではなく、「この受注を受けても大丈夫か」が一目でわかることにあります。

棚卸しを楽にするコツ

• 分類の単位を固定：材質×形状×サイズを崩さない。
• その場で記録：入出庫は後回しにせず即記録（記憶に頼らない）。
• 棚番号を付ける：現物の場所を紐づけ、探す時間を減らす。
• 定期棚卸し＋差異の原因追跡：履歴があれば「なぜ減ったか」を追える。

よくある質問（FAQ）

Q. Excelから移行するのは大変？ A. いきなり完璧を目指さず、分類→履歴→受注連動の順で段階的に進めれば負担は小さいです。

Q. 「引き当て」とは？ A. 受注に対して在庫を確保（予約）することです。納期が近い順に割り当てると、割り込みにも強くなります。

Q. 端材・残材はどう管理する？ A. 使える残材も在庫として登録し、優先的に引き当てると材料費を抑えられます。

Q. スマホでも使える？ A. クラウドなら現場のスマホからも在庫確認・記録ができます。

まとめ

Excelからの卒業は、いきなり完璧を目指す必要はありません。分類 → 履歴 → 受注連動、の順に進めるだけで、在庫の見え方が大きく変わり、「受注確定後の材料不足」を防げます。

Sontis Management は、材質×形状×サイズの在庫管理と受注時の自動引き当てを標準搭載。無料プランで今すぐ試せます。